Akuntansi – Dewasa ini, perusahaan memilih menyimpan dana kas mereka sebagian besar dalam bank. Mereka kemudian mencairkan dana terbatas secara tunai sebagai petty cash.
Pengelolaan petty cash meski terlihat simpel sebenarnya tidak bisa kita lakukan dengan sembarangan. Ini terkait dengan berjalannya roda operasional perusahaan.
Sebagaimana kita pahami dana kas adalah bagian penting dari operasional. Dana kas tak ubahnya sebagai nyawa dari sebuah usaha. Karenanya penempatan petty cash yang tepat akan menjadi bagian penting yang tidak bisa dianggap sepele.
Pada kesempatan kali ini kita akan mencoba mengulas soal bagaimana perusahaan akan mengelola petty cash mereka dan juga bagaimana cara pencatatannya yang tepat dalam kacamata akuntansi.
Apa sebenarnya Petty cash?
Secara bahasa petty cash juga kita kenal sebagai kas kecil. Dalam pengertiannya, kas kecil ini merupakan dana tunai yang disiapkan perusahaan untuk operasional jangka pendek perusahaan.
Nilainya memang relatif kecil karena memang fungsinya hanya sebagai pendanaan operasional jangka pendek. Biasanya secara periodik akan ada isi ulang kas kecil untuk memastikan ketersediaan dana tunai dalam perusahaan.
Alokasi pengeluaran yang biasanya pendanaannya berasal dari kas kecil atau petty cash ini adalah :
- pengeluaran darurat atau mendadak
- biaya untuk ongkos kirim, transportasi, biaya tips dan lain sebagainya
- alokasi biaya untuk entertain klien atau karyawan
- biaya operasional rapat
- kasbon karyawan
- pemesanan merchandise, bunga dll
Biasanya transaksi yang berkaitan dengan dana kas kecil menggunakan bukti transaksi cetak atau tertulis seperti nota pembayaran atau kwitansi. Karena sekecil apapun pengeluarannya secara akuntansi tentu saja tetap harus ada bukti transaksinya.
Apa sebenarnya tujuan Pengadaan Kas Kecil?
Perusahaan sangat disarankan untuk mengadakan penyediaan kas kecil untuk operasional jangka pendeknya. Ada sejumlah alasan mengapa pengadaan ini penting bagi perusahaan.
Berikut adalah sejumlah alasan mengapa dana kas kecil sebaiknya tersedia dalam perusahaan.
- Akan selalu ada waktu ketika terjadi pengeluaran tunai yang sifatnya mendadak dan tidak terencana.
- Perusahaan akan membutuhkan pengeluaran harian yang bernominal kecil setiap waktunya dan akan sulit untuk dibayar dengan transaksi online
- Memisahkan alokasi dana untuk pengeluaran kecil dan pengeluaran besar
- Memudahkan karyawan untuk menjalankan operasional karena selalu tersedia dana siap pakai di perusahaan.
- Membantu ketika perusahaan butuh dana tunai cepat untuk keperluan di luar operasional harian
Dokumen Dalam Pengelolaan Kas Kecil
Biasanya pengelolaan dana kas kecil ini berada di tangan pihak sekretariat. Karena biasanya pihak ini yang berkaitan erat dengan pengeluaran operasional kecil dalam kantor. Demi memudahkan proses penggunaan uang, maka pengelolaan dana petty cash akan berada di tangan mereka.
Untuk menjalankan dana tersebut, setidaknya terdapat sejumlah dokumen yang perlu dipersiapkan. Adapun beberapa dokumen tersebut adalah sebagai berikut.
-
Bukti kas keluar dan cek
Kedua dokumen ini berperan penting dalam arus kas keluar. Dokumen bukti kas keluar adalah nota yang membuktikan bahwa perusahaan telah mengakui adanya pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil.
Kemudian pihak perusahaan menerbitkan cek untuk bagian sekretariat cairkan ke bank terkait. Karena dana kas perusahaan berada di bank maka prosedur efektif untuk proses pencairan adalah dengan cek.
-
Pencatatan dan bukti transaksi kas kecil
Selama pengelolaan kas kecil, perlu ada catatan yang menunjukan list transaksi yang menggunakan dana dari kas kecil. Berikut dengan bukti transaksinya untuk menguatkan secara akuntansi.
-
Surat permintaan pendanaan kas kecil
Tentu saja pengeluaran dengan kas kecil tetap membutuhkan dokumen penguat. Dokumen ini membuktikan bahwa transaksi tersebut memang perlu ada.
Permohonan ini berbentuk surat permintaan yang mengajukan adanya pengeluaran khusus dengan pendanaan dari kas kecil. Surat permohonan ini menjadi dasar penting terjadinya transaksi kas kecil.
-
Pengajuan permohonan isi ulang kas kecil
Setelah pengelolaan berjalan, perusahaan perlu melakukan isi ulang kembali dana petty cash. Untuk melakukannya, perlu Anda buat dulu surat pengajuan permohonan isi ulang kas kecil.
Di dalamnya terdapat perincian terkait besar dana suntikan yang perlu masuk ke dalam kas kecil. Berikut dengan keterangan tambahan lain yang memperinci penggunaan.
Bagaimana Bentuk Pengelolaan Petty Cash?
Untuk mengelola petty cash atau dana kas kecil, ada sejumlah metode yang biasa digunakan. Metode ini mengatur soal bagaimana cara isi ulang dana petty cash dan bagaimana pengelolaan sekaligus pencatatannya.
Berikut adalah sejumlah metode yang biasa menjadi standar pengelolaan dana kas kecil.
-
Metode kas kecil tetap
Standar dari sistem metode ini adalah memastikan dana petty cash berada pada nilai nominal yang sama. Prinsipnya adalah nilai kas kecil harus selalu sama dan tetap.
Berikut adalah gambaran mekanisme pengisian ulang dari kas kecil dengan metode tetap. Di awal, perusahaan sudah memutuskan berapa nilai kas kecil yang perlu perusahaan siapkan setiap periode.
Kemudian bagian pengelola kas kecil akan mencatat setiap pengeluaran dari kas kecil sebagai list pengeluaran, berikut dengan bukti transaksinya. Pencatatan dilakukan secara terpisah dalam pembukuan kas kecil yang terpisah dari catatan akuntansi umum perusahaan.
Ketika dana kas kecil mulai menipis, maka dilakukan pengisian ulang dana kas kecil. Pengisian ulang jumlahnya sesuai dengan dana kas kecil yang telat terpakai. Sehingga nantinya setelah pengisian ulang dana kas kecil jumlahnya akan kembali sama dengan sebelumnya.
Metode ini menyebabkan proses isi ulang dapat terjadi berulang dalam satu bulan. Kekerapan penarikan dana untuk pengisian ulang petty cash akan berdasarkan pada tingkat penggunaan dana tunai pada periode tersebut.
Karena pada dasarnya penggunaan setiap bulan akan dana di dalam petty cash akan berbeda-beda. Sehingga akan ada waktu dana kas kecil lebih cepat habis dari bulan lainnya.
-
Metode kas kecil fluktuasi
Bertolak belakang dengan metode kas kecil tetap, metode fluktuasi ini berjalan dengan proses pengisian ulang dana kas kecil yang berbeda-beda setiap waktunya.
Karena pada metode ini, nilai dana petty cash ditetapkan dalam nominal yang berbeda-beda sesuai dengan tingkat kebutuhan. Akan ada waktu perusahaan akan menaikan nilai petty cash lebih besar karena kebutuhan tunai yang lebih besar.
Jadi tiap bulan saldo dari dana kas kecil bisa berbeda-beda. Penarikan atau pengisian ulang tidak merujuk pada penggunaan dana sebelumnya. Melainkan berdasarkan prediksi penggunaan di masa yang akan datang.
Sistem ini akan membantu mengurangi kekerapan penarikan dana untuk pengisian ulang dana kas kecil. Karena ketika penarikan dana dilakukan pengelola pembukuan sudah melakukan perkiraaan berapa kira-kira kebutuhan dana kas kecil dalam satu bulan tersebut.
Karena penarikan dana berjalan dengan prediksi, maka setiap terjadi transaksi dalam kas kecil harus tercatat khusus dalam jurnal kas kecil.
Jurnal ini menjadi bagian dari seluruh pencatatan akuntansi umum perusahaan. Tidak terpisah sebagaimana terjadi pada metode kas kecil tetap.
Pencatatan jurnal kedua metode
Untuk memudahkan Anda memahami konsep dari petty cash, berikut adalah contoh kasus pengelolaan dana kas kecil berikut dengan pencatatannya menurut kedua metode.
Perusahaan menyediakan dana kas kecil pada tanggal 3 januari 2022 sebesar Rp 3.000.000.
Kemudian berikut transaksi terkait kas kecil.
4 Januari 2022 perusahaan membeli snack rapat seharga Rp 500.000
6 Januari 2022 perusahaan membeli bunga duka cita untuk klien sebesar Rp 400.000
7 Januari 2022 perusahaan melakukan perawatan kendaraan kantor senilai Rp 350.000
8 Januari 2022 perusahaan membayar taksi untuk karyawan bertugas senilai Rp 150.000
8 Januari 2022 perusahaan membayar pembelian perlengkapan kantor sebesar Rp 400.000
10 Januari 2022 perusahaan isi ulang dana kas kecil
Pembukuan untuk metode kas kecil tetap
Pembukuan untuk metode kas tetap akan fokus pada saat pengisian dana kas kecil saja. Jadi transaksi terkait kas kecil atau petty cash yang terjadi sebelum masa isi ulang baru akan tercatat dalam jurnal umum saat pengisian ulang terjadi.
Jurnal Saat pengisian awal tanggal 3 Januari 2022
Kas Kecil Rp 3.000.000 (D)
Kas Rp 3.000.000 (K)
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 10 Januari 2022
Biaya rupa-rupa Rp 1.050.000
BIaya perlengkapan Rp 400.000
Biaya perawatan kendaraan Rp 350.000
Kas Rp 1.800.000
Catatan :
Biaya rupa-rupa merupakan penyebutan akun untuk semua alokasi biaya terkait pengeluaran tidak rutin yang terjadi dalam administrasi kantor dan hal yang terkait dengan aktivitas kantor.
Akun kas kecil hanya akan diakui pengisiannya sekali dalam metode kas kecil tetap.
Pembukuan untuk metode kas kecil fluktuasi
selain dengan cara metode kas kecil tetap, terdapat pula metode kas kecil fluktuasi. Metode ini mencatat setiap transaksi dari petty cash secara perinci sesuai dengan tanggal transaksinya. Akun kas kecil akan mengalami perubahan nilai seiring dengan penggunaan dan pengisian ulang.
Jurnal Saat pengisian awal tanggal 3 Januari 2022
Kas Kecil Rp 3.000.000 (D)
Kas Rp 3.000.000 (K)
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 4 Januari 2022
Biaya rupa-rupa Rp 500.000
Kas kecil Rp 500.000
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 6 Januari 2022
Biaya rupa-rupa Rp 400.000
Kas kecil Rp 400.000
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 7 Januari 2022
Biaya perawatan kendaraan Rp 350.000
Kas kecil Rp 350.000
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 8 Januari 2022
Biaya rupa-rupa Rp 150.000
Kas kecil Rp 150.000
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 8 Januari 2022
Biaya perlengkapan Rp 400.000
Kas kecil Rp 400.000
Jurnal saat pengisian ulang pada tanggal 10 Januari 2022
Kas kecil Rp 1.800.000
Kas Rp 1.800.000
Itulah gambaran rincian pembukuan petty cash dalam jurnal umum menurut metode yang berbeda. Sekaligus menutup penjelasan kami kali ini terkait dana kas kecil, peran, metode dan pembukuannya.
